Голосовое приветствие для компании из текста

Структура приветствия

Рабочее приветствие для входящего звонка укладывается в 7–12 секунд и состоит из трёх частей:

1. Кто отвечает. «Здравствуйте, компания N».
2. Что происходит. «Соединяем со специалистом» или «Оставайтесь на линии».
3. Что делать дальше, если это меню: «Для отдела продаж нажмите один».

Всё остальное — слоганы, перечисление услуг, «ваш звонок очень важен для нас» — увеличивает время до ответа и раздражает. Если очередь длинная, полезнее назвать примерное время ожидания, чем извиняться.

Голосовое меню

• Не больше пяти пунктов. Дальше человек уже не помнит начало.
• Сначала действие, потом цифра. «Для поддержки нажмите два» запоминается лучше, чем «Нажмите два для поддержки».
• Самый частый запрос — первым. Порядок пунктов важнее их формулировок.
• Пауза между пунктами. Отдельное предложение с точкой даёт нужный интервал.
• Выход на человека. Всегда оставляйте пункт «соединить с оператором».

Типовые сообщения, которые стоит подготовить сразу

• Рабочее время. Основное приветствие.
• Нерабочее время. С графиком и предложением оставить сообщение.
• Праздники. Отдельный текст с датами — его меняют раз в год и обычно забывают.
• Ожидание в очереди. Короткая фраза, повторяющаяся между музыкой.
• Технические работы. Заготовка на случай сбоя: записывать её в момент аварии некогда.

Форматы для телефонии

Страница отдаёт MP3 — этого достаточно для большинства облачных АТС и ботов. Классическая телефония иногда требует WAV 8 кГц моно; конвертация делается на стороне АТС или любым аудиоредактором. Уточните требования у своего провайдера до того, как готовить весь набор файлов.

• Оставляйте 200–300 мс тишины в начале файла: часть систем обрезает первые миллисекунды.
• Не делайте приветствие громче музыки ожидания — резкий скачок громкости в трубке неприятен.
• Называйте файлы по назначению: welcome-day, welcome-night, menu-main.

Почему синтез удобнее записи

Приветствие меняется чаще, чем кажется: новый отдел, изменившийся график, акция, переезд. Записанный диктор означает новую сессию на каждое изменение, а текст правится за минуту и звучит точно так же, как предыдущая версия — без разницы в тембре и настроении между файлами.

Чего в приветствии быть не должно

• Обещаний времени ответа, которое вы не держите.
• Длинной рекламы перед соединением.
• Юридических формулировок, которые нельзя понять на слух.
• Имитации голоса конкретного человека без его согласия.

Если нужно наоборот — расшифровать записанные разговоры и сообщения автоответчика, это делает транскрибация. Полный набор голосов и правила подготовки текста — на странице озвучки текста.

Готовые тексты

Замените название компании и цифры — остальное можно брать как есть.

• Рабочее время. «Здравствуйте! Вы позвонили в компанию «Ромашка». Оставайтесь на линии, специалист ответит вам через минуту.»
• Меню. «Для отдела продаж нажмите один. Для поддержки нажмите два. Для бухгалтерии нажмите три. Чтобы связаться с оператором, оставайтесь на линии.»
• Нерабочее время. «Сейчас мы не работаем. Мы отвечаем с понедельника по пятницу, с девяти до восемнадцати часов. Оставьте сообщение после сигнала, и мы перезвоним.»
• Ожидание. «Спасибо за ожидание. Все специалисты сейчас заняты, мы ответим при первой возможности.»
• Технические работы. «Сейчас идут технические работы. Приём заявок временно недоступен, приносим извинения.»

Как обновлять набор

1. Держите тексты приветствий там же, где остальные тексты компании, — в одном документе, а не в письмах.
2. Меняете текст — перегенерируйте файл и загрузите его в АТС под тем же именем.
3. Раз в квартал проверяйте, что график и названия отделов ещё актуальны.
4. Перед праздниками готовьте отдельный файл заранее, а не тридцать первого декабря.

Что послушать перед загрузкой в АТС

• Название компании — читается ли так, как вы его произносите.
• Номера пунктов меню — не сливаются ли с остальным текстом.
• Начало файла — нет ли обрыва первого слога.
• Громкость относительно музыки ожидания.

Если нужно расшифровать записанные разговоры и сообщения автоответчика, это делает транскрибация. Автоматическая генерация приветствий из вашей системы — TTS API.