Звонок закончился, а до следующего осталось несколько минут. Клиент назвал объём, попросил два варианта предложения и обещал уточнить одну деталь у руководителя. Всё это нужно записать в карточку, пока вы помните разговор, а печатать связный абзац некогда. Удобнее проговорить итог вслух прямо в поле комментария и сразу его проверить.
Ниже — порядок действий, шаблон заметки и способ проверить диктовку в вашей CRM. Мы не тестировали amoCRM, Битрикс24 и другие системы в демонстрационных аккаунтах, поэтому не приводим результатов такой проверки. Поле комментария в браузерной CRM — обычное текстовое поле, но редактор каждой системы ведёт себя по-своему. Начните с тестовой карточки.
Редакция AI Заметок ·
Почему итог звонка лучше записать в первые минуты
Из разговора быстро пропадают именно детали. В исследовании Лоры Стаффорд и Джона Дейли участники через пять минут после свободного семиминутного разговора вспомнили лишь около 10% сказанного. Среди 128 человек лучший результат составил 40% смысловых единиц, худший — ноль. В обзоре Сары Браун-Шмидт и Аарона Бенджамина собраны похожие оценки из нескольких исследований: от 0 до 20% смысловых единиц разговора при задержке от нескольких минут до нескольких недель.
Тот же обзор описывает, как именно забывается разговор. Общий смысл держится дольше точных формулировок. Быстрее всего забывание идёт вскоре после события, потом замедляется. Вспомненное чаще всего верно: люди больше пропускают, чем выдумывают. Однако встречаются и ошибки: человек путает, кто что сказал, или вспоминает собственную догадку как прозвучавшую фразу. Для заметки о продаже это важно: суть «клиенту интересно» вы, скорее всего, запомните, а число, срок и точную оговорку удержать труднее.
У этих данных есть границы. Изучали короткие разговоры в исследовательских условиях — свободные беседы или совместное решение задачи, — а не звонки клиентам. Менеджер, который знает цель разговора и ведёт клиента не первый месяц, вероятно, помнит больше. Прямых экспериментов о том, насколько точнее заметка, сделанная через минуту после разговора, авторы обзора не нашли. Они предполагают, что ранние заметки полнее поздних воспоминаний, опираясь на данные о быстром забывании. Они же приводят исследование, где записи профессиональных интервьюеров сравнили с аудиозаписью бесед: даже в заметках, которые велись по ходу разговора, не хватало около четверти значимых деталей, хотя выдуманных сведений почти не было. Заметка сама по себе полноты не гарантирует, поэтому то, в чём вы не уверены, стоит помечать как неясное.
Что надиктовать: пять коротких пунктов
Заметка в CRM нужна коллеге или вам самим через неделю. Её читают, чтобы понять состояние сделки и следующий шаг, поэтому пересказ всего разговора здесь не нужен. Удобно проговаривать итог в одном и том же порядке:
Звонок: дата, с кем говорили (роль, без лишних личных данных).
Обсудили: одна-две темы.
Договорились: что обещали вы и что обещал клиент.
Открыто: что клиент уточняет или что осталось неясным.
Следующий шаг: кто, что и к какой дате.Названия пунктов удобно держать перед глазами, а говорить только содержание. Числа произносите с единицами: «пять тысяч стаканов», а не «пять тысяч». Относительный срок замените датой, если знаете её: «до пятницы, второго октября». Если клиент выразился неопределённо, так и скажите: «сроки не назвал». Это честнее, чем превращать «постараемся к концу месяца» в твёрдое обещание.
Переносы строк и списки проще расставить клавиатурой после диктовки. Glas, например, рассчитан на связную речь и не обещает голосовых команд для форматирования.
Учебный пример: звонок поставщика упаковки
Пример составлен редакцией. Компания, люди и цифры вымышлены. Это не запись реального звонка и не результат распознавания в какой-либо CRM. Предположим, менеджер поставщика упаковки говорил в понедельник, 28 сентября, с закупщиком небольшой сети кофеен. Сразу после звонка он надиктовал в комментарий карточки то, что помнил, так, как обычно говорят на ходу — без дат и единиц:
«Звонок с закупщиком сети кофеен. Обсудили стаканы на триста миллилитров с логотипом, им нужно около пяти тысяч в месяц. Договорились, что я пришлю два варианта предложения до пятницы: печать в один цвет и в два. Цену пока не называли. Открытый вопрос — нужны ли крышки, закупщик уточнит у управляющего. Следующий шаг — созвон во вторник в одиннадцать».
При чтении такого текста проверяют не запятые, а места, где ошибка меняет смысл:
- «Пять тысяч» — штук или рублей? В заметке должна стоять единица.
- «Цену пока не называли» — если при распознавании пропадёт «не», коллега решит, что цена уже согласована.
- «До пятницы» и «во вторник» — звонок был в понедельник. Вторник — это завтра или следующая неделя? Лучше записать дату, а если её не обсуждали, уточнить у клиента.
- «В одиннадцать» — по чьему времени, если клиент в другом часовом поясе?
После правки заметка выглядит так:
28.09, звонок закупщику сети кофеен.
Обсудили: стаканы 300 мл с логотипом, около 5 000 шт. в месяц.
Договорились: до пт 02.10 отправляю 2 варианта КП (печать в 1 и в 2 цвета).
Цену не называли.
Открыто: нужны ли крышки — закупщик уточнит у управляющего.
Следующий шаг: созвон вт 06.10, 11:00 по Москве (дату подтвердить письмом).Что заполнить руками после диктовки
Комментарий — это текст для людей. По полям карточки CRM строит отчёты, воронку и напоминания. Средства диктовки вроде Glas вставляют распознанный текст туда, где стоит курсор. Они не нажимают «Сохранить», не создают задачу, не переводят сделку на другой этап, не звонят клиенту и не отправляют письмо. Структурированные поля нужно заполнить обычным способом:
| Поле или действие | В учебном примере | Почему не из текста заметки |
|---|---|---|
| Этап сделки | «Готовим предложение» | Этап выбирается из списка вашей воронки. Слова в комментарии его не меняют. |
| Задача со сроком | «Отправить 2 варианта КП», срок 02.10 | Напоминание сработает только у созданной задачи с датой. |
| Следующий контакт | Созвон 06.10, 11:00 | Дату стоит подтвердить у клиента. Относительное «во вторник» система сама не пересчитает. |
| Сумма сделки | Не заполнять | Цену не обсуждали. Прикидка, записанная как сумма, исказит отчёт по воронке. |
Короткое поле, например номер телефона или ИНН, тоже можно надиктовать, но набрать цифры или вставить их из документа обычно надёжнее. Длинные цифровые строки проверяйте посимвольно.
Заметки после звонков и встреч
Диктуйте итог звонка в карточку, а записи встреч расшифровывайте в AI Заметках
Glas для Mac и Windows вставляет распознанную русскую речь в активное текстовое поле, в том числе в комментарий браузерной CRM. Клиентские имена и названия товаров можно добавить в словарь Glas. Если разговор был встречей и есть её запись, AI Заметки расшифруют файл, и договорённости можно будет сверить по тексту.
Бесплатно и без карты
В Glas — 20 минут на старт, затем 2 000 слов в неделю. В AI Заметках — 30 минут распознавания записей в месяц, текстовые заметки и поиск. Банковская карта не нужна.
Попробовать бесплатноЕсли звонков много каждый день
Подписка AI Заметок — 490 ₽ в месяц, оплата российской картой. В неё входят Glas на двух устройствах и распознавание записей без лимита слов; ограничения на отдельные файлы сохраняются. Условия подписки.
Как проверить диктовку в своей CRM на тестовой карточке
Совместимость с конкретной CRM мы не проверяли, поэтому первую пробу проведите сами. На неё уйдёт несколько минут, и сделать её нужно до того, как понадобится диктовать итог настоящего звонка.
- Создайте тестовую сделку или лид с вымышленным названием, например «Тест диктовки». Если в компании есть демонстрационный аккаунт или песочница, используйте их. Рабочую карточку клиента для первой пробы не берите.
- Откройте поле комментария или примечания и щёлкните по нему. Наберите одну букву с клавиатуры: если она появилась, поле принимает ввод. Сотрите её.
- Запустите диктовку. В Glas по умолчанию нужно удерживать ⌥ + / на Mac или Ctrl + / на Windows, пока говорите; сочетание и режим можно изменить в настройках. Системная диктовка Windows и macOS включается по-другому; порядок описан в статье о диктовке в Telegram.
- Продиктуйте нейтральную фразу из учебного примера: число с единицей, дату и отрицание. Проверьте, куда попал текст, не пропали ли «не» и цифры и сохранился ли курсор в поле.
- Сохраните комментарий обычной кнопкой CRM и откройте карточку заново. Убедитесь, что текст остался. В некоторых редакторах Enter сразу отправляет комментарий, поэтому посмотрите, как ведёт себя ваше поле.
- Удалите тестовую карточку, если она больше не нужна, или пометьте её так, чтобы она не попала в отчёты.
Если текст не появился, сначала проверьте, что курсор стоит в поле, а не в строке поиска CRM. Затем проверьте доступ к микрофону. На Mac Glas нужен «Универсальный доступ», и после выдачи прав программу нужно перезапустить. В Glas есть два способа вывода: печать с клавиатуры и временная вставка через буфер обмена. Если один не срабатывает в редакторе вашей CRM, попробуйте другой. Когда поле упорно не принимает текст, надиктуйте итог в заметки или текстовый редактор, скопируйте его и вставьте в карточку вручную. Подробная установка описана для Windows и Mac.
Диктовка своей заметки или расшифровка записи звонка
В CRM бывают встроенные функции, которые работают с записью разговора. По справке Битрикс24, BitrixGPT в CRM расшифровывает звонки длительностью от 10 секунд до часа, составляет резюме и может заполнить пустые поля карточки типов «строка», «список», «число» и «целое число». Такие значения отмечаются иконкой. Если поле уже заполнено, система предлагает оставить прежнее значение или заменить его. Автоматическая обработка звонков, по той же справке, доступна в доменной зоне ru по подписке «BitrixGPT + Маркетплейс». Условия и названия функций меняются, поэтому для своего тарифа сверяйтесь с актуальной справкой вашей CRM.
Это другой маршрут. Расшифровка телефонии начинается с записи разговора с клиентом и превращает её в текст. Диктовка — ваш пересказ итога, записывать звонок для неё не нужно. Ниже — какой способ подходит в какой ситуации:
| Способ | Что нужно | Что получится | Что остаётся за вами |
|---|---|---|---|
| Диктовка итога в комментарий | Микрофон и курсор в поле | Короткая заметка вашими словами | Вычитать цифры и даты, вручную заполнить поля |
| Расшифровка записи звонка средствами CRM | Запись звонка в карточке, подходящий тариф, включённая функция | Текст разговора, резюме, предложенные значения полей | Подтвердить поля, соблюдать правила записи разговоров |
| Расшифровка записанной встречи | Файл записи | Полный текст для протокола и задач | Выделить решения и поручения; см. расшифровку встреч |
Если после встречи с клиентом нужен протокол, воспользуйтесь шаблоном протокола по записи и статьёй о том, как выделить задачи из расшифровки. Для короткого телефонного разговора обычно хватает заметки из пяти пунктов.
Персональные данные и правила компании
В заметку легко попадают сведения о человеке: имя, телефон, должность, иногда подробности, которые клиент рассказал по ходу разговора. Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных» относит к персональным данным любую информацию, прямо или косвенно относящуюся к определённому или определяемому физическому лицу. Мы не даём юридических советов. Практический вывод простой: записывайте то, что нужно для работы со сделкой, и следуйте правилам своей компании о том, что можно хранить в CRM и какими сервисами пользоваться.
Средство диктовки тоже обрабатывает вашу речь. У Glas микрофон включается только на время диктовки, а распознавание выполняется на серверах в России. Звонок клиента он не записывает. Если внешние сервисы распознавания в компании запрещены или ограничены, сначала согласуйте инструмент. Не диктуйте паспортные данные, номера карт и другие сведения, которые нельзя передавать за пределы CRM.
Частые вопросы
Можно ли надиктовать текст сразу в поле сделки, а не в комментарий?
В текстовое поле — да, если оно принимает ввод с клавиатуры. Поля со списком, датой или суммой удобнее выбрать и заполнить вручную: так значение точно попадёт в формат, который CRM понимает.
Нужно ли записывать звонок, чтобы надиктовать заметку?
Нет. Вы пересказываете итог своими словами после разговора. Запись звонка нужна для расшифровки средствами телефонии, и для неё действуют отдельные правила компании и требования к уведомлению собеседника.
Работает ли Glas в мобильном приложении CRM?
Glas — программа для компьютеров на Mac и Windows. В телефоне можно попробовать голосовой ввод клавиатуры; порядок проверки тот же: тестовая карточка, короткая фраза, чтение перед сохранением.
Что делать, если в CRM уже есть расшифровка звонков?
Используйте её, если она подходит вашему процессу и разрешена в компании. Предложенные системой значения полей всё равно стоит проверять. Диктовка остаётся полезной, когда записи нет или когда в карточке нужен короткий итог с вашей оценкой и следующим шагом.
Для начала создайте одну тестовую карточку и продиктуйте в неё итог учебного звонка из этой статьи — через системную диктовку или Glas. Если текст встал на место и сохранился, следующий настоящий звонок можно записать тем же способом, а затем вручную выставить этап и задачу.