После встречи с клиентом нужно отправить письмо: что решили, что требуется от него, к какому сроку и что во вложении. Вслух это можно сказать за минуту. Но письмо не расшифровка разговора. Адресат прочтёт его позже, может переслать коллеге, а через месяц найдёт в почте, чтобы проверить срок. Голос хорошо подходит для основного текста, а точность обеспечивают короткий план до диктовки и правка после неё.
Ниже — порядок работы с почтой на компьютере и три учебных письма: как их произнесли, что могло получиться после распознавания и что отправили после правки. Примеры составлены редакцией. Это не запись реального теста, не замер времени и не результат проверки конкретной программы.
Редакция AI Заметок ·
Какие части письма диктовать, а какие набрать
Голос выигрывает там, где нужно связно объяснить: подвести итог разговора, назвать причину переноса, изложить просьбу с условием. Поля с точными значениями лучше заполнить иначе: адресата выбрать из адресной книги, номер договора скопировать из документа, подпись вставить готовую. Иначе на исправление уйдёт больше, чем вы сэкономили на наборе.
| Часть письма | Как заполнить | Почему |
|---|---|---|
| Кому, копия | Выбрать из адресной книги или ответить в ветке | Письмо не тому адресату не исправить правкой |
| Основной текст | Диктовать абзацами | Связная речь здесь быстрее всего становится текстом |
| Номера, суммы, реквизиты, ссылки | Скопировать из источника | Цифры и символы нужно сверять посимвольно |
| Списки и переносы строк | Клавиатурой после диктовки | Голосовые команды разметки есть не везде |
| Тема | Набрать, когда текст готов | Тогда уже ясно, о чём письмо, а по теме его будут искать |
| Подпись | Автоподпись почтового клиента или сохранённая заготовка | Её не нужно произносить каждый раз |
| Вложения | Прикрепить вручную и проверить | Фраза «во вложении» не прикладывает файл |
План до диктовки: пять коротких ответов
Главная работа над письмом происходит до первого слова. В исследовании Gould и Boies (Science, 1978) участники сочиняли письма письменно, диктовкой и вслух, и примерно две трети времени составления уходило на планирование, каким бы способом ни писали. Там же новички за несколько часов научились диктовать с той же скоростью и качеством, что и писать, хотя сами оценивали свой результат ниже. Это давняя работа без компьютерного распознавания речи, и её цифры не переносятся на современную диктовку. Но главный вывод остаётся в силе: быстрее говорить ещё не значит быстрее решить, что сказать.
Бен Шнейдерман в колонке 2000 года о пределах распознавания речи предлагает объяснение: говорить и одновременно подбирать трудную формулировку тяжелее, чем печатать и думать, потому что речь и решение задачи занимают одну рабочую память. Это аргумент автора с опорой на отдельные наблюдения, а не измерение на деловых письмах. Практический совет, который он приводит со ссылкой на разработчиков программ диктовки, простой: сначала продиктовать абзац или документ целиком, потом вычитать.
- Кому. Кто прочтёт письмо и что он уже знает. Клиенту, который был на встрече, не нужен пересказ всего разговора.
- Зачем. Одно главное действие: подтвердить, попросить, предупредить или отказать.
- Что нужно от адресата. Конкретная просьба вместо «посмотрите, пожалуйста».
- Срок. Дата, а не «на днях» или «к концу недели».
- Вложения и ссылки. Что приложить и где это взять.
Пункты можно проговорить про себя или записать строкой в черновике и удалить перед отправкой. Если на второй вопрос ответа нет, диктовать рано: получится пересказ размышлений, а не письмо.
Как надиктовать текст в почтовый клиент
- Откройте новое письмо или ответ в ветке и сразу выберите адресатов. Так готовый текст не уйдёт не тому человеку.
- Щёлкните в поле текста письма. Курсор должен стоять там, а не в строке темы или поиска.
- Запустите диктовку. В Outlook для Microsoft 365, новом Outlook для Windows и веб-версии при входе в учётную запись Microsoft 365 есть кнопка диктовки на вкладке «Сообщение». По справке Microsoft, русский там относится к языкам с предварительной поддержкой, у которых возможны меньшая точность и ограниченная расстановка знаков препинания. В веб-почте и других клиентах подойдёт голосовой ввод Windows по Win + H или диктовка macOS. В Glas по умолчанию удерживайте ⌥ + / на Mac или Ctrl + / на Windows, говорите и отпустите клавиши: текст появится в месте курсора.
- Диктуйте по абзацу: одна мысль — одна порция речи. Между абзацами остановите ввод и нажмите Enter сами.
- Когда основной текст готов, клавиатурой добавьте тему, списки, номера и вложения, затем переходите к проверке.
Самоисправления вслух («нет, не во вторник, а в четверг») попадут в текст. Это нормально: проще убрать оговорку при правке, чем останавливаться и начинать абзац заново. Как включить системную диктовку на Windows и Mac и что делать, если текст не появляется, подробно разобрано в статье о диктовке в Telegram на компьютере: порядок действий для поля письма тот же.
Три письма: как сказали, что распознали, что отправили
Все три примера составлены редакцией. Имена, номера и даты вымышлены. Текст после распознавания показывает места, где обычно стоит искать ошибки, а не вывод конкретной программы: Glas, Outlook и системная диктовка могут ошибиться иначе или не ошибиться вовсе.
Письмо 1. Итоги встречи с клиентом
Как сказали:
Ирина Сергеевна, добрый день. Спасибо за сегодняшнюю встречу. Значит, договорились так: мы готовим два варианта сметы, ну, базовый и расширенный, до пятницы, до третьего октября. С вашей стороны — выгрузка продаж за полгода, нет, за двенадцать месяцев. Без неё смету не посчитаем. И презентацию прикладываю.
Что могло получиться после распознавания:
Ирина Сергеевна добрый день. Спасибо за сегодняшнюю встречу. Значит договорились так мы готовим два варианта сметы ну базовый и расширенный до пятницы до третьего октября. С вашей стороны выгрузка продаж за полгода нет за двенадцать месяцев. Без неё смету посчитаем. И презентацию прикладываю.
Что отправили:
Тема: Итоги встречи 25 сентября: сметы и выгрузка продаж
Ирина Сергеевна, добрый день!
Спасибо за встречу. Фиксирую договорённости.
Мы подготовим два варианта сметы — базовый и расширенный — до пятницы, 2 октября.
С вашей стороны нужна выгрузка продаж за последние 12 месяцев: без неё мы не сможем рассчитать смету.
Презентация со встречи — во вложении.
Пропавшее «не» разворачивало смысл: «смету посчитаем» вместо «не посчитаем». Автор вернул его, пока помнил сказанное. Оговорку «за полгода, нет» убрали. В 2026 году 3 октября — суббота, поэтому автор сверился со своими записями встречи и указал пятницу, 2 октября. Срок для выгрузки в разговоре не назывался, и в письме его нет: придумывать дату за клиента нельзя, её нужно согласовать. Файл презентации прикрепили вручную.
Письмо 2. Перенос срока
Как сказали:
Андрей, здравствуйте. Слушайте, тут такая история: отчёт к двадцатому мы не успеваем, потому что данные от вашего подрядчика пришли только вчера. Реально можем к двадцать седьмому. Если надо раньше, можем двадцатого отдать часть по рекламе, а остальное потом. Как вам удобнее?
Что могло получиться после распознавания:
Андрей здравствуйте. Слушайте тут такая история отчёт к двадцатому мы не успеваем потому что данные от вашего подрядчика пришли только вчера. Реально можем к 27. Если надо раньше можем 20 отдать часть по рекламе а остальное потом. Как вам удобнее
Что отправили:
Тема: Срок отчёта: два варианта
Андрей, здравствуйте!
Не успеваем подготовить полный отчёт к 20 октября: данные по рекламным кампаниям пришли 14 октября.
Предлагаем два варианта:
1) полный отчёт — во вторник, 27 октября;
2) раздел по рекламе — 20 октября, остальные разделы — 27 октября.Подскажите, какой вариант вам удобнее.
Разговорный заход «слушайте, тут такая история» и слово «реально» в письме не нужны. «Вчера» заменили датой: письмо могут открыть через несколько дней, и автор проверил по почте, когда пришли данные. Упоминание «вашего подрядчика» сделали нейтральным: для переноса важен факт задержки. Если источник задержки существен для договорённостей, назовите его без оценок. «Остальное потом» превратилось в 27 октября — это решение автора, а не исправление распознавания, поэтому такие места сверяйте со своим планом работ. Два варианта оформили списком с клавиатуры.
Письмо 3. Запрос документов
Как сказали:
Добрый день. Для закрытия квартала нам нужны от вас акт и счёт-фактура по договору номер… сейчас посмотрю… двадцать четыре сто семнадцать от двенадцатого марта. Сканы пришлите, пожалуйста, ответным письмом, а оригиналы с подписью — до девятого октября.
Что могло получиться после распознавания:
Добрый день. Для закрытия квартала нам нужны от вас акт и счёт фактура по договору номер сейчас посмотрю 24 117 от 12 марта. Сканы пришлите пожалуйста ответным письмом а оригиналы с подписью до 9 октября.
Что отправили:
Тема: Акт и счёт-фактура по договору № 24-117
Добрый день!
Для закрытия квартала просим прислать акт и счёт-фактуру по договору № 24-117 от 12 марта 2026 года.
Сканы, пожалуйста, направьте ответным письмом, оригиналы с подписью — до 9 октября.
«Сейчас посмотрю» убрали. Номер договора в распознанном тексте мог превратиться в «24 117» или «24117», поэтому его скопировали из карточки договора, а не исправляли по памяти. Год дописали по документу. В остальном правка почти не понадобилась: короткое письмо с одним действием диктовать проще всего.
Письма после встреч и звонков
Надиктуйте письмо в Glas, а встречу сохраните в AI Заметках
Glas вставляет распознанную русскую речь в активное поле почты на Mac или Windows — в настольном клиенте или в браузере. В его словарь можно добавить имена клиентов и названия компаний, а подпись и реквизиты сохранить как команды вставки. Если письмо подводит итоги встречи, запись разговора можно расшифровать в AI Заметках и сверить договорённости по тексту, а не по памяти.
Бесплатный старт
Glas даёт 20 минут на старт и затем 2 000 слов в неделю. В AI Заметках доступны 30 минут распознавания записей в месяц, текстовые заметки и поиск. Банковская карта для старта не нужна.
Попробовать бесплатноКогда писем и встреч много
Подписка AI Заметок — 490 ₽ в месяц, оплата российской картой. В неё входят Glas до двух устройств и распознавание записей без лимита слов; ограничения на отдельные файлы сохраняются. Проверить условия.
Что проверить перед отправкой
Правьте клавиатурой и по порядку: сначала то, что меняет смысл, затем тон. Исправлять ошибки распознавания голосом обычно неудобно. Шнейдерман пересказывает исследование Karat и соавторов 1999 года с тремя коммерческими системами распознавания: новички, исправлявшие ошибки голосовыми командами, попадали в цепочки новых ошибок длиной до 22 шагов, а более опытные участники переходили к правке с клавиатуры. С тех пор системы сильно изменились, но разделение ролей по-прежнему разумно: голос для черновика, клавиатура для точечной правки.
- Адресаты. Тот ли человек в поле «Кому», нужна ли копия коллеге или руководителю.
- Смысл. Отрицания («не», «ни»), степень обязательства («можем», «планируем», «гарантируем») и условия («если», «после согласования»). Одно пропущенное слово превращает предложение в обещание.
- Даты и числа. День недели совпадает с датой, «завтра» и «вчера» заменены датами, суммы и номера сверены с документом.
- Имена. Фамилия, имя и отчество, название компании: их сверяют глазами в каждом письме.
- Первая фраза. Из неё понятно, зачем письмо. Устная речь часто начинается с разгона вроде «значит» или «тут такая история» — его удаляют.
- Тон. Разговорные «короче», «скиньте», «реально» замените на «кратко», «пришлите», «можем». Канцелярское «настоящим сообщаем» добавлять не нужно: вежливость держится на обращении, благодарности и ясной просьбе с «пожалуйста».
- Вложения и ссылки. Всё упомянутое приложено, ссылки открываются.
- Тема. Коротко называет предмет письма: по ней его будут искать.
Письмо длиннее нескольких абзацев перечитайте ещё раз глазами адресата: хватает ли ему контекста без вашей памяти о разговоре?
Сколько времени уходит на письмо целиком
Часто цитируют эксперимент Ruan и соавторов (Стэнфорд, Вашингтонский университет и Baidu, опубликован в 2017 году). 48 студентов — 24 носителя английского и 24 носителя китайского — на iPhone 6 Plus переписывали короткие фразы голосом и с экранной клавиатуры. Речь оказалась почти втрое быстрее: 153 против 52 слов в минуту на английском. По ходу ввода при речи приходилось исправлять меньше, но в итоговом тексте ошибок оставалось чуть больше: 1,30% против 0,79%. Авторы сами называют результат верхней границей: тихая комната, телефон, фразы длиной около 28 символов без пунктуации и задача перепечатать готовый текст, а не сочинить свой.
Деловое письмо — это сочинение. Foley, Casiez и Vogel (CHI 2020) сравнили на смартфоне переписывание и составление собственного текста. Судя по аннотации, речь была быстрее набора в обоих заданиях, но при сочинении разрыв сокращался. Ошибок при сочинении голосом было меньше, а по субъективной нагрузке голос и клавиатура значимо различались только физическим усилием. Полный текст статьи мы не открывали и её цифр не приводим. По Шнейдерману, в работе Karat и соавторов на компьютере сочинение тоже занимало больше времени, чем переписывание, и у тех, кто пользовался речью, разница была больше. Исследований русской диктовки деловых писем на компьютере мы не нашли, поэтому ни один из этих коэффициентов не стоит переносить на свою почту.
Для своих писем надёжнее измерить самим. Возьмите два похожих письма, например два итога встречи: одно надиктуйте, другое наберите. Засеките время от открытого черновика до момента, когда письмо можно отправить; отдельно запишите план, ввод, правку и число исправлений, менявших смысл. В следующий раз поменяйте способы местами, потому что уже обдуманное письмо второй раз пишется быстрее. Так вы увидите выгоду для своих писем, а не универсальный коэффициент. Шаблон учёта времени есть в статье о голосовом черновике. Собственных замеров в этой статье нет.
Когда письмо проще набрать
Ответ в одну строку вроде «Спасибо, получил» быстрее набрать. Письмо, почти целиком состоящее из номеров, сумм, реквизитов и таблиц, собирается копированием. Формулировки с юридическими последствиями — условия договора, претензию, отказ от обязательств — пишите и сверяйте медленно, с документом перед глазами, а при необходимости согласуйте с юристом. Если рядом люди или в письме конфиденциальные сведения, помните, что вас слышат, и проверьте, куда уходит речь. Например, Microsoft указывает, что при диктовке в Outlook речь отправляется в Microsoft для получения текста; Glas обрабатывает речь на серверах в России. Правила вашей компании о данных важнее удобства.
Начните со следующего письма: ответьте на пять вопросов плана, надиктуйте основной текст и пройдите по списку проверки. Если на правку уходит больше времени, чем на набор такого же письма, в следующий раз оставляйте в абзаце одну мысль или пишите письма этого типа с клавиатуры.